Mali işler organizasyonunun karar destek ve yönetim süreçlerine katılım seviyesinin artması için operasyonel verimliliğin iyileştirilmesi, en önemli hususların başında gelir. Mali işler departmanlarının gelecek döneme ilişkin organizasyonel yapısı tasarlanırken, şirket stratejileri ve hedefleri dikkate alınarak çalışmalar yürütülür. Etkin bir mali işler organizasyon yapısı ile şirket stratejilerine yön veren, katma değerli yorumlar katarak performans raporlama ve analizler yapan bir departmanın ortaya çıkması hedeflenir.

Mali işler süreçlerini tasarlarken, finans, muhasebe ve mali işlerin alt başlıklarıyla birlikte iş akışlarını belirliyoruz. Ortadan kaldırılması gereken iş akışlarındaki eksiklikleri veya fazlalıkları tespit ediyoruz. Sorunsuz ve verimli bir iş akışı oluşturuyoruz. Mali işler tarafında, girdinin ne olduğu, ne yapacağı ve çıktısının ne olacağı belirlenen süreç haritaları oluşturuyoruz.

Organizasyon yapısı, kişilere değil, değer zinciri ve entegre süreçlere göre oluşturulmakta; böylece rol ve sorumluluklar pozisyon bazında atanabilmekte ve çalışanlar süreç içinde verdikleri kararlardan sorumlu tutulduğu için performans takibi yapılabilmektedir. Hayata geçirilen yeni mali işler organizasyon yapısı ile mali işler ve diğer departmanlar arasındaki rol ve sorumluluklar netleştirilerek entegrasyon sağlanmakta, kontrol mekanizması güçlendirilmektedir.

Sürekli planlama ve risk yönetimi ile nakit optimizasyonu gerçekleştirilir. Gelişmiş finansman ve risk enstrümanları kullanılır. Kritik süreçlerde proaktif olarak mali kontrol sağlanır. Vergi uygulamalarının şirket stratejilerine sunduğu fırsatlar ve tehditler analiz edilir. Mali işler yönetimi fonksiyonlarını standartlaştırmak ve merkezileştirmek amacıyla “ortak hizmetler merkezi” iş modeli yaklaşımı ön plana çıkmaktadır.

Bu iş modeline göre, birden fazla şirketi bulunan gruplar için hangi işlerin merkezi yönetimin kontrolünde olacağı, hangi işlerin ise fabrikalarda yürütüleceği belirlenir. Muhasebe süreçlerini kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemlerine entegre eden firmalar, “ortak hizmetler merkezi” iş modeli ile maliyetlerini düşürebilmektedir.

Ortak hizmet merkezlerine baktığımızda, operasyonel muhasebe işlerinin yanı sıra, finansal raporlama ve nakit yönetimi gibi katma değerli işler de merkezileştirilmektedir. Mali işler organizasyon yapılanmasına bakıldığında, finansman (hazine), muhasebe, bütçe ve raporlama gibi temel fonksiyonların yer aldığı görülmektedir.

Bu fonksiyonlara bakacak olursak:

• Finansman: Şirketin likidite yönetiminden sorumludur. Periyodik nakit planlaması çalışmaları gerçekleştirerek risklere veya olası yatırımlara yönelik öngörülerde bulunur.
• Muhasebe: Mali işler departmanı içerisindeki operasyonel faaliyetlerin yürütülmesinden ve yasal raporlama gerekliliklerinin yerine getirilmesinden sorumludur.
• Bütçe, Raporlama ve Analiz: Bütçe ve raporlama, şirket genelinde karar alma mekanizmasını destekler ve mali işler rolünün katma değerli faaliyetlerinden sorumludur.